使用Excel条件格式可以帮助您直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别模式和趋势。

　　了解有关条件格式的详细信息

　　在分析数据时，您经常会问自己一些问题，如：

　　·在过去五年的利润汇总中，有哪些异常情况?

　　·过去两年的营销调查反映出哪些倾向?

　　·这个月谁的销售额超过 ￥50,000?

　　·雇员的总体年龄分布情况如何?

　　·哪些产品的年收入增长幅度大于 10%?

　　·在大一新生中，谁的成绩最好，谁的成绩最差?

　　条件格式有助于解答以上问题，因为采用这种格式易于达到以下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域;强调异常值;使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。条件格式基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为 True，则基于该条件设置单元格区域的格式;如果条件为 False，则不基于该条件设置单元格区域的格式。

　　注释 在创建条件格式时，可以在工作表中引用其他单元格，如“=FY2006!A5”，但不能使用对于其他工作簿的外部引用。

　　使用双色刻度设置所有单元格的格式

　　颜色刻度作为一种直观的指示，可以帮助您了解数据分布和数据变化。双色刻度使用两种颜色的深浅程度来帮助您比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高低。例如，在绿色和红色的双色刻度中，可以指定较高值单元格的颜色更绿，而较低值单元格的颜色更红。

　　快速格式化

　　1、选择单元格区域，或确保活动单元格在一个表或数据透视表中。

　　2、在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“色阶”。

　　3、选择双色刻度。

　　提示 悬停在颜色刻度图标上，以查看哪个颜色刻度为双色刻度。上面的颜色代表较高值，下面的颜色代表较低值。

　　高级格式化

　　1、选择单元格区域，或确保活动单元格在一个表或数据透视表中。

　　2、在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“管理规则”。将显示“条件格式规则管理器”对话框。

　　3、请执行下列操作之一：

　　·若要添加条件格式，请单击“新建规则”。 将显示“新建格式规则”对话框。

　　·若要更改条件格式，请执行下列操作：

　　A 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表或表。

　　B 也可以采用以下方式更改单元格区域：在“应用于”框中单击“压缩对话框”

　　以临时隐藏对话框，在工作表上选择新的单元格区域，然后选择“展开对话框”

　　。

　　C 选择规则，然后单击“编辑规则”。 将显示“编辑格式规则”对话框。

　　4、在“选择规则类型”下，单击“基于各自值设置所有单元格的格式”。

　　5、在“编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中，选择“双色刻度”。

　　6、选择“最小值”和“最大值”类型。请执行下列操作之一：

　　·设置最低值和最高值的格式 选择“最低值”和“最高值”。

　　此时并不输入“最小值”和“最大值”。

　　·设置数字、日期或时间值的格式 选择“数字”，然后输入“最小值”和“最大值”。

　　·设置百分比的格式 选择“百分比”，然后输入“最小值”和“最大值”。

　　有效值为 0 到 100。请不要输入百分号。

　　如果要按比例直观显示所有值，则使用百分比，因为值的分布是成比例的。

　　·设置百分点值的格式 选择“百分点值”，然后输入“最小值”和“最大值”。

　　有效的百分点值为 0 到 100。如果单元格区域包含的数据点超过 8191 个，则不能使用百分点值。

　　百分点值可用于以下情形：要用一种颜色深浅度比例直观显示一组上限值(如前 20 个百分点值)，用另一种颜色深浅度比例直观显示一组下限值(如后 20 个百分点值)，因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

　　·设置公式结果的格式 选择“公式”，然后输入“最小值”和“最大值”。

　　公式必须返回数字、日期或时间值。公式以等号 (=) 开头。公式无效将使所有格式设置都不被应用。最好在工作表中测试公式，以确保公式不会返回错误值。

　　注释

　　·“最小值”和“最大值”是单元格区域的最小值和最大值。请确保“最小值”小于“最大值”。

　　·可以选择不同的“最小值”和“最大值”类型。例如，可以选择“数字”最小值和“百分比”最大值。

　　7、要选择颜色刻度的“最小值”和“最大值”，请单击每个刻度的“颜色”，然后选择颜色。

　　如果要选择其他颜色或创建自定义颜色，请单击“其他颜色”。

　　选择的颜色刻度将在“预览”框中显示出来。

　　使用三色刻度设置所有单元格的格式

　　颜色刻度作为一种直观的指示，可以帮助您了解数据分布和数据变化。三色刻度使用三种颜色的深浅程度来帮助您比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高、中、低。例如，在绿色、黄色和红色的三色刻度中，可以指定较高值单元格的颜色为绿色，中间值单元格的颜色为黄色，而较低值单元格的颜色为红色。

　　快速格式化

　　1、选择单元格区域，或确保活动单元格在一个表或数据透视表中。

　　2、在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“色阶”。

　　3、选择三色刻度。最上面的颜色代表较高值，中间的颜色代表中间值，最下面的颜色代表较低值。

　　提示 悬停在颜色刻度图标上，以查看哪个颜色刻度为三色刻度。

　　高级格式化

　　1、选择单元格区域，或确保活动单元格在一个表或数据透视表中。

　　2、在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“管理规则”。将显示“条件格式规则管理器”对话框。

　　3、请执行下列操作之一：

　　·若要添加条件格式，请单击“新建规则”。将显示“新建格式规则”对话框。

　　·若要更改条件格式，请执行下列操作：

　　1、确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表或表。

　　2、也可以采用以下方式更改单元格区域：在“应用于”框中单击“压缩对话框”

　　以临时隐藏对话框，在工作表上选择新的单元格区域，然后选择“展开对话框”

　　。

　　3、选择规则，然后单击“编辑规则”。将显示“编辑格式规则”对话框。

　　4、在“选择规则类型”下，单击“基于各自值设置所有单元格的格式”。

　　5、在“编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中，选择“三色刻度”。

　　6、选择“最小值”、“中点”和“最大值”类型。请执行下列操作之一：

　　·设置最低值和最高值的格式 选择一个“中点”。

　　此时并不输入“最低值”和“最高值”。

　　·设置数字、日期或时间值的格式 选择“数字”，然后输入“最小值”、“中点”和“最大值”。

　　·设置百分比的格式 选择“百分比”，然后输入“最小值”、“中点”和“最大值”。

　　有效值为 0 到 100。请不要输入百分号。

　　如果要按比例直观显示所有值，则使用百分比，因为值的分布是成比例的。

　　·设置百分点值的格式 选择“百分点值”，然后输入“最小值”、“中点”和“最大值”。

　　有效的百分点值为 0 到 100。如果单元格区域包含的数据点超过 8191 个，则不能使用百分点值。

　　百分点值可用于以下情形：要用一种颜色深浅度比例直观显示一组上限值(如前 20 个百分点值)，用另一种颜色深浅度比例直观显示一组下限值(如后 20 个百分点值)，因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

　　·设置公式结果的格式 选择“公式”，然后输入“最小值”、“中点”和“最大值”。

　　公式必须返回数字、日期或时间值。公式以等号 (=) 开头。公式无效将使所有格式设置都不被应用。最好在工作表中测试公式，以确保公式不会返回错误值。

　　注释

　　·“最小值”、“中点”和“最大值”是单元格区域的最小值、中点值和最大值。请确保“最小值”小于“中点”，中点值小于“最大值”。

　　·可以选择不同的“最小值”、“中点”和“最大值”类型。例如，可以选择“数字”最小值、“百分点值”中点和“百分比”最大值。

　　·在许多情况下，默认的 50% 的中点值效果最好，但您可以根据自己的需要调整这个默认值。

　　7、要选择颜色刻度的“最小值”、“中点”和“最大值”，请单击每个刻度的“颜色”，然后选择颜色。

　　如果要选择其他颜色或创建自定义颜色，请单击“其他颜色”。

　　选择的颜色刻度将在“预览”框中显示出来。

　　使用数据条设置所有单元格的格式

　　数据条可帮助您查看某个单元格相对于其他单元格的值。数据条的长度代表单元格中的值。数据条越长，表示值越高，数据条越短，表示值越低。在观察大量数据(如节假日销售报表中最畅销和最滞销的玩具)中的较高值和较低值时，数据条尤其有用。